Руководство по Google Drive

Гуглодоки — мастхэв для всех. Но даже если вы пользуетесь ГуглДрайвом ежедневно, может оказаться, что вы что-то упускаете. Поэтому мы публикуем руководство по GDrive, которое подробно и старательно сделал Руслан Фатхутдинов из агентства Реаспект. Это лишь первая часть, я очень надеюсь, что будет и вторая — про собственно Доки, а потом третья — про Таблицы. И хорошо бы еще про Формы и Презентации.

Навигация

  • Введение
    • Достоинства Google Drive
  • Регистрация в Google Drive
  • Настройка синхронизации с локальным устройством
  • Настройки Google Drive
  • Элементы веб-интерфейса
    • Возможности контекстного меню
  • Работа с файлами
    • Загрузка (импорт) файлов/папок на Google Drive
      • Загрузка файлов/папок через контекстное меню
      • Загрузка файлов/папок перетаскиванием
    • Создание файлов/папок
    • Копирование файлов
    • Перемещение файлов/папок
      • Перемещение через контекстное меню
      • Перемещение перетаскиванием
    • Сохранение (экспорт) файлов/папок
    • Переименование файлов/папок
    • Удаление файлов/папок
      • Удаление через контекстное меню
      • Удаление перетаскиванием в корзину
      • Восстановление удаленных файлов/папок
      • Окончательное удаление файлов/папок
  • Совместная работа с файлами/папками
    • Права доступа к файлам/папкам Google Drive
      • Виды прав работы с файлами/папками
      • Уровни доступности файлов/папок
    • Предоставление доступа
      • Быстрое предоставление доступа по ссылке
      • Совместная работа с настройкой прав
      • Изменение прав, уровня доступа и отключение доступа
  • Поиск файлов/папок
  • Заключение

Введение

Google Drive — облачный сервис, доступный всем пользователям, зарегистрированным в любых сервисах Google (Gmail, Youtube, Google+ и пр.).

Достоинства Google Drive

  • Бесплатность — любому пользователю доступно 15 Gb. За отдельную плату можно увеличить до 30 Tb.
  • Совместная работа с файлами и папками. Можно предоставить права на доступ к своим файлам владельцу другого аккаунта. Или установить ограничения.
  • Распространенность — уже стало трудно найти человека, у которого нет аккаунта в Google. В крайнем случае регистрация аккаунта занимает 1 минуту.
  • Встроенные инструменты — в облако сразу встроены инструменты для совместной работы с офисными документами: Документы (Google Docs), Таблицы (Google Sheets), Презентации (Google Slides). Доступен импорт файлов из Microsoft Office и обратный экспорт. Еще в Google Drive есть ряд дополнительных инструментов, которые могут решать самые разные задачи: от рисования ментальных карт до редактирования видео.
  • Доступность — приложения Google Drive работают на всех основных операционных системах. Любой файл, сохраненный в облаке, доступен в любой нужный момент из любого места.
  • Документы, созданные в Google Drive, практически не занимают места на диске.

Регистрация в Google Drive

Сервис доступен по адресу https://www.google.com/intl/ru/drive/ и для начала работы вам необходимо авторизоваться под аккаунтом Google.

Если аккаунта нет, зарегистрируйте новый:

  1. Нажмите на кнопку «Перейти к Google Диску» на главной странице сервиса.
Главная страница Google Drive
Главная страница Google Drive
  1. Нажмите кнопку «Создать аккаунт» на странице авторизации.
Страница «Авторизация»
Страница «Авторизация»
  1. Заполните все поля в открывшейся форме и нажмите «Далее». Если вы планируете использовать аккаунт как основной, я советую указать настоящий номер телефона в поле «Мобильный телефон» и активировать двойную аутентификацию, чтобы ваши данные не оказались в неправильных руках.
Анкета регистрации
Анкета регистрации
  1. Откроется окно с правилами использования сервиса, которые необходимо принять.
  2. Аккаунт создан, теперь вы можете перейти к использованию сервиса.
Переход к использованию сервиса
Переход к использованию сервиса

Настройка синхронизации с локальным устройством

Для синхронизации с локальным устройствам необходимо скачать клиент со страницы https://www.google.com/drive/download/ и установить.

Приложение доступно для Windows, Mac OS, iOs, Android, Windows Mobile.

Пример установки и настройки приложения на Mac OS практически не отличается от Windows:

  1. После установки и запуска приложения откроется стандартное окно авторизации;
  2. После ввода данных откроется окно с описанием основных возможностей приложения, в которых вам остается нажимать кнопку «Далее»;
  3. На четвертом окне рядом с кнопкой «Далее» появится кнопка «Sync options».
    • В разделе «Sync options» можно указать:
      • Локальную папку для синхронизации;
      • Список папок на Google Диске, которые надо синхронизировать.
  1. В разделе «Advanced» можно указать:
    • Прокси;
    • Ограничение на скорость скачивания/закачивания данных;
    • Нужно ли запускать приложение при старте системы;
    • Добавить в контекстное меню возможность отправки файла на диск с локального устройства;
    • Показывать ли предупреждение при перемещении файлов из папок, расшаренных на других пользователй.
Настройки синхронизации
Настройки синхронизации

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ! Локальную папку для синхронизации можно указать только на этом этапе! Изменить ее после установки не получится.

СОВЕТ. Создайте в корне диска папку «Clouds». В ней создайте папку с названием аккаунта. В будущем вам это поможет быстро переключать синхронизацию нескольких аккаунтов.

4. После нажатия на кнопку «Start sync» иконка приложения появится в трее и Google Drive начнет синхронизировать данные с папкой на локальном устройстве.

Внешний вид иконки приложения может менять статус:

  • иконка «переливается» цветом — идет синхронизация;
  • статичная темная икона — диск включен и операций не производится;
  • статичная серая иконка — диск отключен;
  • красный восклицательный знак на иконке — ошибка синхронизации.

При нажатии на иконку в приложении открывается контекстное меню с подробной информацией:

  • «Open Google Drive folder» — открывает папку синхронизации на локальном устройстве;
  • «Visit Google Drive on the web» — открывает веб-интерфейс сервиса;
  • Список последних синхронизированных файлов или файлы, которые синхронизируются в настоящий момент;
  • Информация о статусе синхронизации: «Sync complete» или время, оставшееся до окончания синхронизации;
  • Иконка «Настройки» — открывает список дополнительных настроек:
    • «About» — информация о версии приложения;
    • «Help» — открывает справку приложения;
    • «Send feedback...» — отправить отзыв о работе приложения;
    • «Pause» — приостановить синхронизацию;
    • «Preferences» — основные настройки синхронизации;
    • «Quit Google Drive» — закрыть программу.
Иконка в трее
Иконка в трее

Особенности синхронизации

При синхронизации локальная папка и веб-версия равнозначны. Решающую роль для синхронизации играет дата последнего изменения. Новый файл — главный.

Перемещение файла из одной папки в другую или удаление — это тоже изменения, и они записываются. Если вы удалите файл с локальной папки при включенной синхронизации, он удалится из диска.

СОВЕТ. При работе с файлами проекта, который находится в локальной папке, ставьте синхронизацию на паузу. В противном случае могут появляться сбои или ошибки.

Настройки Google Drive

Первым делом настройте Google Drive под себя. Для этого нажмите на иконку «Настройки» (Шестеренка) и выберите «Настройки».

Местонахождение настроек
Местонахождение настроек

Доступные настройки:

  • Вкладка «Общие»
    • «Преобразовывать загруженные файлы в формат Google» — преобразовывает все файлы формата офис в формат Google Drive. Это поможет сохранить место, но если вы используете скрипты, макросы, сводные таблицы, вы можете потерять свои данные;
    • «Языковые настройки» — позволяют изменить язык веб-интерфейса с русского на другой;
    • «Оффлайн доступ» — делает доступными файлы, синхронизированные в локальной папке при выключенном интернете. Очень полезная опция, если вы часто работает в местах, где наблюдаются проблемы с доступом к сети;
    • «Интерфейс» — меняет масштаб интерфейса;
    • «Папка для Google Фото» — экспортирует все фотографии из Google Фото в папку на локальном устройстве.
Общие настройки
Общие настройки

Источник